Privacybeleid

Laat ons beginnen met wat écht belangrijk is:

Bij Sproook hecht ik veel belang aan vertrouwen. Wie zijn verhaal met mij deelt, mag erop rekenen dat dit met zorg wordt behandeld. Ook achter de schermen. Daarom vertel ik je graag open en transparant hoe ik omga met jouw persoonsgegevens.

Achter Sproook sta ik: Leslie De Munter. Vanuit mijn rol als ceremoniespreker, dagcoördinator en coach help ik koppels om hun huwelijksdag of ceremonie vorm te geven met aandacht, rust en authenticiteit.

Sproook is mijn eenmanszaak, officieel ingeschreven onder ondernemingsnummer 1021.122.760, met maatschappelijke zetel in de Nieuwgoedlaan 10 te 9800 Petegem-aan-de-Leie. Ik ben btw-plichtig en geregistreerd onder het nummer BE1021.122.760.

Wil je me bereiken? Dat kan eenvoudig via mail op hallo@sproook.be of telefonisch op +32 472 23 59 75.

Heb je vragen over hoe ik met je gegevens omga? Wil je iets wijzigen, aanvullen of laten verwijderen? Laat het me weten. Ik neem elke vraag ter harte en behandel ze met de zorg die jij verdient.

Wanneer je contact opneemt met Sproook, deel je vaak meer dan enkel een naam of datum. Je deelt een stukje van jezelf. Daarom ga ik er met de grootste zorg en discretie mee om. Ik verzamel enkel gegevens die nodig zijn om jou goed te kunnen begeleiden, nooit meer dan dat.

Als je het contactformulier invult

Vraag ik je volgende gegevens:

• je voornaam en achternaam
• je e-mailadres
• je telefoonnummer
• over welke dienst je meer informatie wenst
• de datum en locatie van het huwelijk
• bijkomende persoonlijke toelichting bij je aanvraag
• hoe je bij Sproook terechtkwam

Waarom? Zodat ik je vraag begrijp, kan inschatten wat je nodig hebt en gericht kan reageren. Deze gegevens helpen me om jou goed te informeren én om na te gaan of er een mogelijke match is.

Tijdens onze samenwerking

Besluiten we om samen te werken, dan verzamel ik aanvullende gegevens zoals je adres, praktische informatie over het huwelijk of de dagplanning en persoonlijke verhalen, teksten die je met me deelt. Dit kan gebeuren via vragenlijsten, e-mails en/of (online) gesprekken.

Om helemaal aanwezig te kunnen zijn tijdens die gesprekken, zonder afgeleid te worden door notities, neem ik ze op via een voicerecorder op een digitaal toestel (zoals een gsm, tablet of laptop).

Standaard werk ik op die manier, maar in onderling overleg kan daar uiteraard van worden afgeweken. Jij kiest wat goed voelt en ik stem me daarop af.

De opnames worden enkel gebruikt om jouw verhaal of planning correct te verwerken in de voorbereiding van de ceremonie, coaching of dagcoördinatie. Ze blijven strikt vertrouwelijk, worden veilig opgeslagen, enkel door mij beluisterd en uiterlijk binnen drie maanden na afronding van onze samenwerking verwijderd, tenzij we daar samen andere afspraken over maken.

Wil je graag een kopie van een gesprek waarin jij aan het woord bent? Dat kan kosteloos, in een toegankelijk audioformaat.

Waarom? Ik werk op deze manier omdat elk traject vertrekt vanuit wie jij bent en wat jij deelt. Door zorgvuldig te luisteren kan ik woorden, plannen en momenten vormgeven die echt passen bij jou. Met aandacht, discretie en oprechte betrokkenheid.

Via familie of vrienden

Wanneer zij iets mogen bijdragen aan jullie huwelijksdag of ceremonie (bijvoorbeeld met een speech, tekst of ritueel) dan delen ze soms ook persoonlijke informatie met mij. Die input verzamel ik op een even zorgvuldige manier en gebruik ik enkel binnen de context van de ceremonie.

Waarom? Omdat een huwelijksdag of ceremonie vaak ook gedragen wordt door wie jou omringt. Wat zij vertellen of toevoegen, maakt alles rijker. Maar ik verwerk alleen wat past.

Als je je inschrijft op de nieuwsbrief

Wanneer je aangeeft dat je nieuws van Sproook wil ontvangen, dan bewaar ik je e-mailadres, naam en voornaam.

Je ontvangt alleen e-mails wanneer ik iets waardevols te delen heb en uitschrijven kan op elk moment via de link onderaan elke mail.

Statistische gegevens

Tot slot verzamel ik ook gegevens over hoe mensen bij Sproook terechtkomen (bijv. via social media, Google of via-via). Die informatie geef je zelf mee (bijv. in het contactformulier).

Waarom? Om een beter zicht te krijgen op mijn bereik, zodat ik mijn communicatie kan afstemmen en optimaliseren. Deze gegevens worden niet gekoppeld aan jou als persoon, maar enkel geanalyseerd in grote lijnen.

Nee, tenzij het écht nodig is.

Wat je met mij deelt, blijft tussen ons. Ik verkoop geen gegevens, geef ze niet door voor commerciële doeleinden en werk niet samen met partijen die daar wél op uit zijn.

Alleen als het nodig is voor de uitvoering van de opdracht, en met jouw toestemming, deel ik gegevens met derden. Denk bijvoorbeeld aan:

• een collega die uitzonderlijk inspringt bij overmacht
• een leverancier waarmee ik praktische afspraken moet afstemmen

In zulke gevallen deel ik enkel wat strikt noodzakelijk is en uitsluitend met mensen waarvan ik weet dat ze even zorgvuldig met jouw gegevens omgaan als ik.

Waarom? Omdat vertrouwen niet alleen geldt tijdens de dag zelf, maar ook alle momenten eromheen. Je mag erop rekenen dat jouw gegevens veilig zijn en dat ik er alleen iets mee doe als het bijdraagt aan wat voor jou belangrijk is.

Ik hou jouw gegevens niet langer bij dan nodig is.

Sproook is geen archief, maar een plek waar mooie momenten tot leven komen en waarna weer ruimte gemaakt wordt voor nieuwe. Daarom gelden deze bewaartermijnen:

• Gegevens over de dag (zoals je verhaal, draaiboek, opnames of intakevragen) worden tot drie maanden na de ceremonie bewaard. Daarna verwijder ik ze definitief, tenzij we samen anders overeenkomen.
• Facturatiegegevens (zoals naam, adres, factuurnummer en bedrag) worden conform de wettelijke verplichting zeven jaar bewaard.
• Nieuwsbriefgegevens (zoals je naam, voornaam en e-mailadres) worden bewaard zolang je ingeschreven bent. Uitschrijven kan op elk moment.
• Statistische gegevens (zoals hoe je bij Sproook terechtkwam) worden enkel anoniem gebruikt en niet langer dan noodzakelijk bewaard voor analyse.

Waarom? Omdat ik met zorg werk, óók achter de schermen. Wat niet langer dient, wordt losgelaten. Zo blijft er ruimte voor wat echt telt.

Ook Sproook maakt gebruik van cookies. Dit zijn kleine bestandjes die je browser opslaat om de website vlot en veilig te laten werken.

Bij je eerste bezoek krijg je de keuze:

• Alleen het nodige: functionele cookies die essentieel zijn om de site correct weer te geven
• Geef maar hier: ook analytische cookies via Google Analytics, waarmee ik het bezoek op mijn website beter begrijp (zoals welke pagina’s vaak gelezen worden)

Je kan kiezen of je alleen het nodige wil of ook iets extra toelaat zodat ik mijn website kan verbeteren.

Je keuze geldt voor je volledige bezoek. Het is momenteel niet mogelijk om per soort cookie aan te duiden wat je wel of niet toelaat.

Voor deze analyse gebruik ik Google Analytics 4, waarbij:

• je IP-adres automatisch geanonimiseerd wordt (dus niet opgeslagen)
• geen persoonlijke gegevens of advertentieprofielen worden bijgehouden
• de gegevens enkel gebruikt worden voor statistische doeleinden
• alles na maximaal 14 maanden automatisch wordt verwijderd

Sproook gebruikt geen marketingcookies (zoals voor advertenties of remarketing), en bewaart ook geen voorkeurcookies (zoals taalinstellingen of gepersonaliseerde weergaven).

Alle cookies worden beheerd via Complianz, een erkende tool die zorgt dat alles netjes in lijn ligt met de GDPR.

Opgelet: Op mijn website staan ook links naar sociale media zoals Facebook, Instagram en WhatsApp. Als je daarop klikt, verlaat je de website van Sproook en kom je terecht op het platform zelf. Daar gelden hun eigen cookies en privacyverklaring, waar ik geen invloed op heb.

Waarom? Omdat jij het recht hebt om te kiezen. En omdat ik alleen gebruik maak van wat helpt nooit van wat onnodig meesurft.

Als je je gegevens met mij deelt, heb je daar ook zeggenschap over. En terecht. Je hebt het recht om:

• je gegevens in te kijken
• iets te laten aanpassen
• iets te laten verwijderen
• bezwaar te maken tegen het gebruik ervan
• je toestemming op elk moment in te trekken
• een kopie op te vragen van een opname waarin jij aan het woord bent
• een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be)

Je hoeft daarvoor geen formulier in te vullen of moeilijke procedures te volgen.

Een simpel mailtje naar hallo@sproook.be volstaat. Ik behandel je vraag met zorg en binnen de wettelijke termijn.

Waarom? Omdat vertrouwen draait om wederkerigheid. Jij mag erop rekenen dat ik zorgvuldig met je gegevens omga en dat ik luister wanneer jij iets anders wil.

Wat je met mij deelt, draag ik met zorg. Niet alleen in woorden, maar ook achter de schermen. Ik neem de nodige technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens veilig te bewaren. Dat betekent onder andere:

• het gebruik van beveiligde apparaten met persoonlijke toegang
• veilige wachtwoorden en extra verificaties waar nodig
• een betrouwbare e-mailomgeving die gegevens binnen de EU verwerkt
• regelmatige updates van systemen en software
• zorgvuldige opslag van persoonlijke teksten en opnames op beveiligde, niet-publieke locaties

Voor de digitale opslag van gegevens werk ik met een erkende cloudomgeving die voldoet aan de Europese privacyregels.

Sommige gegevens kunnen buiten de EU bewaard worden, maar altijd volgens de beschermingsstandaarden die Europa vereist bij internationale gegevensoverdracht.

Ik bewaar alleen wat nodig is, en maar zolang het nodig is. Je gegevens worden niet gedeeld met onbevoegden, en ook niet via onveilige kanalen.

Waarom? Omdat vertrouwen verder gaat dan het verhaal dat we samen maken. Het zit ook in hoe ik het bewaar.

Dank je wel om dit stuk even door te nemen.

Privacy is meer dan een checkbox. Het is een kwestie van vertrouwen. En dat draag ik met zorg.

Heb je hierover vragen? Wil je iets aanpassen, verwijderen of gewoon even checken wat ik van jou bewaar?

Stuur gerust een mailtje naar hallo@sproook.be. Ik antwoord altijd met aandacht.